17時間の重労働・健康診断予約管理がたった5分で
「一文字のミスも許されない」作業をVBA×AIで2秒で完結
「健康診断の管理」は、規模や業種を問わず、すべての会社において避けては通れない「名もなき重労働」の筆頭格です 。社員の健康を守るための大切な業務ですが、その実態は、細かすぎる転記と確認の繰り返しです。
今回ご紹介するのは、そんな全社共通の悩みを、AIとExcel VBAという身近な武器で解決したプロジェクトです。百数十人分の「神経を削る作業」を、いかにしてコーヒーを飲んでいる間に終わるレベルまで凝縮したのか。その舞台裏に迫ります。
課題：一文字のミスも許されない「神経を削る5分」の積み重ね
社員の利便性を考え、予約依頼を随時受け付ける体制をとる裏側で、管理担当者は極めて神経質な単純作業を強いられてきました。
保険証情報の精密な転記： 記号 ・番号など、手入力による誤記が許されないデータを慎重に書き写す作業が延々と続きます 。
病院ごとに異なる複雑なルール： 「請求書対応が可能か」「オプション検査は受けられるか」など、病院ごとの仕様をその都度マニュアルで確認しなければなりません 。
ファイル命名の呪縛： 「病院名_氏名」といった細かいルールに従い、1人ずつ手入力で保存する作業が担当者の時間を奪っていました 。
解決策：VBAが代行する「判断のいらない」1クリック・ワークフロー
受講者は、この「神経を削る5分」を、AIに相談しながら、VBA（マクロ）を活用して「一瞬の2秒」へアップデートしました。
データ抽出： 社員データベースから対象者情報を1クリックで読み込み、手動のコピー＆ペーストを根絶しました。
自動転記： 保険者番号、オプション、病院固有のルールを個人票の指定位置へ一瞬で配置。書き写しミスが物理的に発生しない環境を作りました。
スマート保存： 命名規則に基づいたファイル生成からフォルダ格納までを100%自動化しました。
成果：17時間の「苦行」を5分の「余裕」へ
全従業員百数十名分の対応を想定した際、自動化がもたらしたインパクトは圧倒的です 。
項目 | 手作業（導入前） | 自動化導入後（VBA） | 削減効果 |
1件あたりの時間 | 約5〜8分 | 約2秒 | 99%以上の短縮 |
百数十名分の累計時間 | 約17時間（丸2日分） | 約5分（コーヒー1杯分以下） | 約2日分を削減 |
ファイル名設定 | 手入力（誤字リスクあり） | 100%自動生成 | ミスゼロの達成 |
精神的負荷 | 常にミスへの緊張感 | ボタンを押すだけ | 心理的余裕の創出 |
まる2日かかっていた業務が「コーヒーを淹れて一息つく時間」で終わるようになったことで、担当者は「単純作業の繰り返し」というストレスから解放されました。
展望：「転記に追われる日々」から「社員に寄り添う創造的な時間」へ
自動化の真の価値は、単なる時間短縮だけではありません。ミスのない確実なオペレーションにより、不備による病院との往復連絡がゼロになるなど、業務品質そのものが向上します。
「百数十人がバラバラに来るからこそ、その都度発生する5分のロスを2秒に短縮する価値があります」
浮いた時間は、社員からの個別相談への対応や、より丁寧な病院調整といった「人間にしかできない業務」に充てられます 。
A.I.KENは、身近なツールを駆使して「当たり前の苦労」を解消し、誰もが本質的な仕事に向き合える組織づくりをこれからも応援 していきます。